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Na maioria das organizações que trabalham com importação, o processo de sourcing de produtos é o primeiro passo no processo da cadeia de fornecimento. O sourcing envolve encontrar um equilíbrio entre a qualidade dos produtos, de suas matérias primas necessárias e a acessibilidade econômica. O objetivo para a maioria das equipes de compras é gastar menos e aumentar o lucro final.
Mas como você pode garantir que tem as estratégias e técnicas corretas para tornar o sourcing um processo lucrativo?
Neste artigo, você encontrará uma visão de tudo o que está envolvido no sourcing, desde como encontrar produtos, estratégias, benefícios e detalhes sobre contato com fornecedores. Então, vamos mergulhar no assunto.
O processo de sourcing (em tradução livre que significa fornecimento), inclui toda atividade que gira em torno da identificação e avaliação de fornecedores potenciais, bem como a seleção e o envolvimento com um fornecedor apropriado que ofereça o melhor valor e boa qualidade. Ao final do processo de fornecimento, geralmente um contrato é assinado ou um acordo é fechado entre o comprador e o fornecedor, para que seja suprido uma demanda existente na empresa contratante.
Os profissionais de sourcing avaliam o mercado de fornecimento, desenvolvem e executam estratégias, negociam termos de contrato e finalmente firmam e monitoram a execução do acordo contratual com os fornecedores. Mas antes de sair adquirindo mercadorias, é essencial:
Isto assegura que nenhum erro seja cometido durante o processo de sourcing, pois pode ser dispendioso voltar atrás. Enquanto a maioria dos líderes empresariais se concentra principalmente nos benefícios da redução de custos da terceirização estratégica, no mercado competitivo de hoje, as empresas líderes começaram a olhar para a criação de valor, sem ignorar a redução de custos e desperdícios.
Três fatores são centrais para o processo de sourcing, e estes são:
Todos os três fatores afetam as empresas de todos os tamanhos.
O processo de sourcing envolve:
É preciso ter em mente que o objetivo final do sourcing é a aquisição. As etapas do processo de aquisição incluem:
Equipes de compras e líderes de empresas que querem permanecer competitivos e proteger sua marca têm que incorporar práticas sociais, ambientais e éticas em seus negócios, assumindo responsabilidade por todo o ciclo de vida dos produtos e protegendo os direitos dos trabalhadores durante o processo de produção.
Mas isto é mais fácil de dizer do que de fazer. A complexidade das cadeias de fornecimento globais pode dificultar que as empresas tenham consciência ou compreendam os riscos potenciais que afetam seus negócios e seus fornecedores.
Felizmente, existe uma solução. Sua empresa precisa ser capaz de rastrear um produto em cada etapa da cadeia de fornecimento, além de garantir que as condições de trabalho sejam justas e que as práticas ambientais sejam sustentáveis.
A necessidade de um processo de sourcing eficaz e estratégico que melhore o desempenho e a eficiência de uma organização tem aumentado devido à volatilidade do mercado global.
Portanto, em essência, sourcing estratégico refere-se ao processo de identificação de seu perfil de gastos e base de fornecedores para garantir que suas exigências comerciais estejam alinhadas com os fabricantes contratados. Esta é uma avaliação e reavaliação pró-ativa, holística e contínua das atividades de sourcing em sua organização.
A terceirização estratégica visa diminuir o risco da cadeia de fornecimento, forçando as equipes de compras a desenvolver relacionamentos fortes e positivos com seus parceiros de sourcing. Assim sendo, o fabricante passa a ser visto como um parceiro de valor crucial que colabora com a organização.
Finalmente, com a terceirização estratégica, há um monitoramento mais intensivo do ciclo de vida do cliente-fornecedor em cada etapa do seu processo. Isto significa que é necessário que haja:
Isto significa que o sourcing estratégico é um processo de longo prazo e necessita de uma equipe qualificada, assim como plataformas e ferramentas tecnológicas relevantes para se tornar eficientes e especializadas para facilitar uma operação bem sucedida.
Para implementar efetivamente o sourcing estratégico em sua organização, há sete etapas cruciais que você deve passar, incluindo:
O primeiro passo é identificar a categoria de fornecimento ou mercadoria, tais como a quantidade mínima e média adquirida, tipos e tamanhos dos produtos, para conseguir dimensionar as especificações necessárias. Esta etapa também envolve a criação de perfis dos fornecedores. Por exemplo, quem são eles, onde estão localizados e departamentos envolvidos na cadeia de fornecimento.
Em seguida, você precisa entender seu poder de compra e categoria para posicionar a estratégia de sourcing. Isto envolve a realização de uma análise de mercado para ajudá-lo a determinar qual abordagem estratégica melhor se encaixa com o tipo de produto que você está terceirizando.
A Matriz de Kraljic é um método eficaz para categorizar seus fornecedores. Esta matriz dois a dois é mapeada contra duas dimensões-chave: risco e lucratividade, onde o risco demonstra a probabilidade da ocorrência de eventos inesperados que podem perturbar as operações, e a lucratividade descreve as possibilidades que podem impactar o resultado final da empresa.
Uma vez que um produto seja segmentado, você terá uma ideia melhor de como ele terá impacto em seu negócio.
Nesta etapa, você precisa decidir onde e como comprar, minimizando o risco e o custo. Para obter o melhor de seu pool de fornecedores, você deve considerar tanto os fornecedores existentes quanto os potenciais. Certifique-se de estabelecer seus objetivos comerciais e os requisitos mínimos para os fabricantes dos produtos que você deseja adquirir, tais como pedido mínimo, condições de pagamento, envio e etc.
Uma vez terminado esse processo, você terá que desenvolver critérios de seleção com base nos fornecedores que se adequam às suas exigências, capacidades e recursos.
Agora chega o momento de solicitar pedidos reais de orçamento. Geralmente, muitas empresas utilizam o Modelo de Solicitação de Proposta (RFP). Este documento é escrito internamente por sua equipe de compras. Ele delineia os detalhes das especificações do produto a ser adquirido, requisitos, discriminação de preços, termos e condições legais, financeiras e critérios de avaliação.
Normalmente, você terá uma série de fornecedores que respondem à sua RFP. Portanto, você precisa fazer uma análise prévia, listando os principais fornecedores em potencial, depois entrevistá-los para esclarecer ou pedir mais detalhes, se necessário. Quanto mais informações você reunir de cada fornecedor, melhor será sua decisão.
Além disso, todas as informações também podem ser facilmente solicitadas previamente e acessadas para conferência, tais como, portfólio, catálogos ou websites, quando houver, reduzindo ou eliminando longas cadeias de e-mails e longas videochamadas.
Após a negociação, o próximo passo é escolher os fornecedores com os quais você deseja fazer parceria. Certifique-se de notificar apenas os fornecedores que foram selecionados e estarão envolvidos na fase de implementação.
É essencial envolver seus fornecedores em suas reuniões ou discussões durante a fase de implementação, assegurando que eles estejam alinhados com seu fluxo planejado.
É preciso medir o desempenho do fornecedor ao longo do tempo – começando com o benchmarking do status atual do produto, monitorando continuamente os resultados e assegurando que o objetivo está sendo alcançado. Ao fazer isso, você pode identificar rapidamente quaisquer problemas durante a implementação e notificar seu fornecedor para resolver o problema de uma maneira que tenha o menor impacto comercial.
O fornecedor que você escolher pode afetar positiva ou negativamente a reputação de sua empresa, portanto considere que seu fornecedor é um parceiro de negócios. Dito isto, há características específicas que você deve observar, e estas são:
O próximo passo após a seleção do fornecedor é pesquisar e garantir um acordo. Isto significa encontrar fornecedores frente a frente para negociações de preços. É essencial chegar a um acordo que beneficie ambas as partes com o sourcing estratégico. Discussões relativas ao tempo de entrega, condições de pagamento, condições de cancelamento e quantidades mínimas de pedidos são cruciais.
Em seguida, seu contrato de fornecedor deve cobrir os seguintes elementos:
A determinação das condições de pagamento é uma obrigação, pois isso pode afetar o fluxo de caixa de ambas as empresas. A capacidade de garantir o pagamento com prazos mais curtos garante que você obtenha vantagem competitiva. Além disso, os prazos e locais de entrega devem ser expressamente acordados, pois erros de comunicação e atrasos podem causar interrupções dispendiosas. Lembre-se de escolher o fornecedor que tenha um modelo de entrega que funcione para você.
Se você ainda tem dúvidas de “Como fazer a prospecção de fornecedores no exterior“, leia este outro artigo no blog da ST Importações, onde encontrará mais sobre as etapas para encontrar um fornecedor, e algumas das muitas considerações que você terá que fazer ao longo do caminho.
Photo by Bernd Dittrich on Unsplash